تجهیزات اداری و ماشین اداری
در سال‌های اخیر تجهیزات اداری یا ماشین‌های اداری نقش بسیار حیاتی پیدا کرده‌اند و در همه ادارات، مدارس، دانشگاه‌ها، مغازه‌ها و حتی خانه‌ها حداقل یک تجهیزات اداری وجود دارد. این ابزارها به شرطی که درست انتخاب شوند، می‌توانند سرعت و دقت انجام کارهای روزمره را بالا ببرند و همه نیازهای شما را پاسخ دهند. در صورتی که قصد خرید پرینتر یا سایر تجهیزات اداری را دارید باید نکاتی که در ادامه مطرح می‌کنیم را در زمان خرید در نظر بگیرید.
انواع ماشین اداری و تجهیزات اداری
قبل از خرید ماشین اداری باید با انواع آن آشنا شوید و عملکرد هرکدام را بشناسید تا بر اساس نیازهایتان بتوانید وسیله مناسب را انتخاب کنید. در این قسمت با انواع ماشین‌های اداری یا تجهیزات اداری و کارکردشان آشنا می‌شوید:
نکته: در نظر داشته باشید که ماشین‌های اداری بسته به کاربردی که دارند، در دسته‌بندی‌های مختلفی قرار می‌گیرند که این دسته‌ها عبارتند از:
پرینتر
پرینترها انواع فایل‌های دیجیتال مانند متن یا تصویر را از طریق کامپیوتر، گوشی موبایل، فلش مموری یا ... دریافت کرده و با استفاده از جوهر یا تونر، آنها را روی کاغذ چاپ می‌کند. پرینترها در مدل‌های لیزری، جوهرافشان و سوزنی تولید می‌شوند که بر حسب نیازتان می‌توانید یکی از این دسته‌ها را انتخاب کنید:
- پرینترهای لیزری برای چاپ متن یا اسناد با حجم بالا مناسب هستند و ظرفیت چاپ بالایی دارند. به همین دلیل برای کاربری‌های اداری و تجاری بیشتر استفاده می‌شوند.
- پرینترهای جوهرافشان برای چاپ تصاویر با کیفیت و جزئیات زیاد مناسب هستند. همچنین قیمت اولیه و ظرفیت چاپ کمتری نسبت به پرینترهای لیزری دارند. پرینترهای جوهری برای کاربران خانگی، شرکت‌های کوچک یا برای آتلیه و طراحان گرافیکی مناسب هستند.
- پرینترهای سوزنی برای چاپ اسناد مالی و رسیدها مناسب هستند و بیشتر در واحدهای مالی یا در بانک‌ها کاربرد دارند.
اسکنر
اسکنرها اسناد یا تصاویر شما را به صورت دیجیتال ذخیره کرده و آنها را به کامپیوتر یا فضای ذخیره‌سازی دلخواه شما منتقل می‌کنند. برای خرید انواع اسکنر باید ابتدا کاربرد هرکدام را بدانید تا مدل مناسب خودتان را بخرید.
- اسکنر تخت: این اسکنرها برای سندها، عکس‌ها و کتاب‌ها مناسب هستند و بیشتر در دفترهای خدمات فنی یا ادارات استفاده می‌شوند.
- اسکنر دستی: اگر می‌خواهید اسکنری داشته باشید که قابل حمل بوده و ابعاد کوچکی داشته باشد و حتی در کیف شما جا شود باید اسکنر دستی را بخرید. این اسکنرها به دانشجویان و افرادی که می‌خواهند از اسکنر سیار استفاده کنند، پیشنهاد می‌شود.
- اسکنر بایگانی: اگر حجم اسکن‌های روزانه شما بسیار زیاد است باید از اسکنرهای حرفه‌ای یا بایگانی استفاده کنید. این اسکنرها برای واحدهای اداری یا بایگانی شرکت‌های بزرگ، مناسب هستند.
دستگاه کپی
دستگاه کپی ابتدا سند یا تصویر کاغذی شما را اسکن کرده و سپس آن را به نسخه کاغذی مشابه با نسخه اصل تبدیل می‌کند. دستگاه کپی در انواع مدل‌های سیاه و سفید، رنگی، چندکاره و با سایز چاپ متنوع وجود دارند. بر اساس نیاز و نوع کاغذهای چاپی باید مدل مناسب را بخرید. برای مثال اگر اطلاعاتی که می‌خواهید کپی بگیرید بزرگتر از کاغذ a4 است باید دستگاه کپی بخرید که امکان چاپ سایزهای بزرگتر مثل a3 یا a2 را داشته باشد.
فکس
دستگاه فکس یکی دیگر از تجهیزات اداری ضروری برای سازمان هاست که اسناد شما را اسکن کرده و از طریق خط تلفن برای سایر شرکت‌ها ارسال می‌کند. فکس ها هم مدل‌های مختلفی دارند که معروفترین آنها عبارتند از:
- فکس حرارتی: برای ارسال فوری اسناد کاربرد دارند و مناسب مکاتبات ساده هستند.
- فکس چندکاره: این دستگاه‌ها علاوه بر فکس قابلیت‌های کپی و اسکن هم دارند و برای ادارات مناسب هستند.
- فکس اینترنتی: این فکس‌ها از طریق شبکه فایل‌ها را ارسال می‌کنند.
پلاتر
پلاترها برای چاپ فایل‌های گرافیکی در سایزهای بزرگ و بنرها مناسب هستند. می‌توانید از این دستگاه‌ها برای چاپ پروژه‌های بزرگ مثل نقشه‌های CAD، طراحی صنعتی و تبلیغات در ابعاد بزرگ استفاده کنید. پلاترها در انواع مدل‌های جوهر افشان، درام و تخت وجود دارند.
تجهیزات اداری جانبی
در ادامه با پر کاربردترین تجهیزات اداری جانبی که اکثر سازمان‌ها و اداره‌جات از آنها استفاده می‌کنند را معرفی می‌کنیم:
بارکدخوان
بارکدخوان دستگاهی است که بارکد روی محصولات را اسکن کرده و اطلاعات را به نرم‌افزار فروشگاهی یا پایگاه داده شما منتقل می‌کند. از بارکدخوان در فروشگاه‌ها، انبارها و خطوط تولید برای مدیریت کالا و موجودی استفاده می‌شود و این دستگاه در مدل‌های لیزری، بی‌سیم، تصویری و ... وجود دارد.
کارتریج و تونر
کارتریج‌ها مواد مصرفی پرینترها هستند که به کمک آنها پرینتر فرآیند چاپ را تکمیل می‌کند. به طورکلی کارتریج‌ها در دو مدل جوهری و لیزری (تونری) وجود دارند. بسته به مدل پرینترتان باید مدل مناسب کارتریج را بخرید که با دستگاه سازگار باشد.
کاغذ و مواد مصرفی
یکی از اصلی‌ترین مواد مصرفی در تجهیزات اداری مانند پرینتر، دستگاه کپی و فکس است. کاغذها در انواع مختلف و با اندازه و وزن متنوع وجود دارند. با انتخاب کاغذ و مواد مصرفی مناسب می‌توانید عمر ماشین اداری خود را افزایش داده و چاپ باکیفیت‌تری داشته باشید.
دستگاه لمینیتور
دستگاه لمینیتور برای پوشش‌دهی اسناد، مدارک یا عکس‌ها با لایه پلاستیکی شفاف کاربرد دارد که از آسیب‌های محیطی مانند رطوبت، پارگی یا کثیفی آنها جلوگیری می‌کند.
دستگاه پانچ و صحافی
به کمک دستگاه پانچ و صحافی می‌توانید اسناد را سوراخ کرده و برای مرتب‌سازی در زونکن آنها را آماده می‌کند. همچنین به کمک دستگاه‌های صحافی می‌توانید صفحات را با سیم یا پلاستیک بهم متصل کنید.
ماشین حساب
ماشین حساب‌ها برای انجام محاسبات ریاضی ساده و پیچیده کاربرد دارند که می‌توانید بر اساس نیازتان از مدل‌های ساده یا مالی و مهندسی استفاده کنید.
بهترین برندهای ماشین اداری کدام‌اند؟
اگر قصد خرید ماشین اداری را دارید، ابتدا بهتر است بهترین برندهای تولیدکننده آن را بشناسید تا از بین آنها مدلی را انتخاب کنید. در اینصورت از کیفیت بالای ساخت، عمر طولانی‌تر، کارایی بیشتر دستگاه مطمئن خواهید بود. در حال حاضر معروفترین برندهای تولیدکننده ماشین اداری عبارتند از:
- HP
- Canon
- Epson
- Brother
- Xerox
- Samsung
- Ricoh
- Sharp
قیمت ماشین اداری
اگر یکی از فاکتورهای مهم برای شما قیمت ماشین اداری است می‌توانید دستگاه‌هایی که قابلیت کمتر دارند را انتخاب کنید. ماشین های اداری مانند پرینتر، با توجه به کارکردی که دارند، برند و ویژگی‌های مشخصی که برای آنها در نظر گرفته شده، قیمت‌های مختلفی دارند.
خرید ماشین اداری
در اداره‌جات کوچک و بزرگ، مدارس و دیگر مراکز آموزشی، همینطور فروشگاه‌ها، وجود ماشین های اداری و تجهیزات این دسته ضرورت دارد. شما می‌توانید تمامی ماشین های اداری مدنظر خود را با بهترین قیمت، به صورت نقد و اقساط از تکنولایف خریداری کنید.
