فهرست مطالب
برای گسترش بیزینس، ارتباطات سریع و کارآمد از ارکان اصلی موفقیت در کسب‌وکارها به شمار می‌آید و ایمیل سازمانی یکی از ابزارهای کلیدی است که هر شرکت و سازمان باید آن را در استراتژی‌های ارتباطی خود بگنجاند. ایمیل سازمانی یا ایمیل بیزینسی نه تنها به عنوان یک وسیله ارتباطی، بلکه نمادی از حرفه‌ای بودن، امنیت و اعتبار برند در دنیای کسب‌وکار است. ساخت ایمیل شرکتی، اگر به درستی و با دقت استفاده شود، می‌تواند ارتباطات داخلی و خارجی سازمان را به طور چشمگیری بهبود بخشیده و بهره‌وری تیم‌ها را افزایش دهد. در این مقاله، به معرفی ایمیل سازمانی، نحوه ساخت ایمیل تجاری و شرکتی و نقش آن در بهینه‌سازی فرآیندهای کاری خواهیم پرداخت.
همانطور که گفتیم، استفاده از ایمیل سازمانی و ساخت یک ایمیل شرکتی برای هر کسب‌وکار و سازمانی مزایای زیادی دارد که می‌تواند تأثیر زیادی در موفقیت، امنیت و حرفه‌ای بودن ارتباطات داشته باشد. در ادامه به مزایای استفاده از ایمیل سازمانی می‌پردازیم:
ایمیل‌های سازمانی با دامنه خاص شرکت به جای استفاده از ایمیل‌های عمومی مانند Gmail یا Yahoo، تصویر حرفه‌ای‌تری از سازمان به مشتریان و همکاران منتقل می‌کند و باعث می‌شود که اعتماد بیشتری نسبت به شما ایجاد شود و سازمانتان در نظر دیگران جدی‌تر و معتبرتر به نظر برسد.
ایمیل‌های سازمانی معمولاً از استانداردهای امنیتی بالاتری برخوردارند. سرویسهای ایمیل سازمانی، مانند G Suite یا Microsoft 365، امکاناتی مانند رمزگذاری ایمیل، احراز هویت دو مرحله‌ای و فیلترهای امنیتی قوی را در لپ تاپ مک بوک و سایر سیستم‌های رایانه‌ای، ارائه می‌دهند که از اطلاعات حساس و محرمانه شما محافظت می‌کنند.
با استفاده از ایمیل سازمانی و ساخت ایمیل بیزینسی، مدیریت ایمیل‌ها راحت‌تر می‌شود. شما میتوانید از ویژگی‌هایی مانند طبقه‌بندی ایمیل‌ها، تنظیم فیلترها و لیست‌های توزیع برای سازماندهی و اولویت‌بندی ایمیل‌ها استفاده کنید. این موضوع باعث می‌شود که بتوانید به طور مؤثرتر به ایمیل‌ها پاسخ داده و ارتباطات داخلی و خارجی را بهبود ببخشید.
با ایجاد و ساخت ایمیل تجاری با گوشی و سیستم کامپیوتر، شما کنترل بیشتری بر حریم خصوصی و استفاده از داده‌ها خواهید داشت. علاوه بر این، شما میتوانید دسترسی‌های مختلفی را برای اعضای مختلف تیم تعیین کرده و از استفاده نادرست یا غیرمجاز جلوگیری کنید.
بیشتر سرویسهای ایمیل سازمانی امکانات و ابزارهای اضافی برای بهره‌وری بیشتر فراهم می‌کنند. این ابزارها شامل تقویم‌ها، ذخیره‌سازی ابری و سرویسهای ارتباطی اضافی هستند که به تیم‌های مختلف کمک می‌کند تا به طور هماهنگ‌تر و مؤثرتر کار کنند.
ایمیل‌های سازمانی می‌توانند به راحتی با سایر سیستم‌ها و نرم‌افزارهای سازمانی، مثل نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، CRM و برنامه‌های دیگر، یکپارچه شوند.
بین ایمیل شخصی و ایمیل سازمانی تفاوت‌هایی وجود داشته که هر کدام تأثیر زیادی بر نحوه استفاده و مدیریت دارد. در ادامه، به تفاوت‌های اصلی بین این دو نوع ایمیل اشاره می‌کنیم:
ایمیل‌های شخصی معمولاً از دامنه‌های عمومی مانند Gmail، Yahoo، یا Outlook استفاده می‌کنند؛ اما ایمیل‌های سازمانی از دامنه‌های خاص شرکت یا سازمان مانند info@company.com یا sales@company.org استفاده می‌کنند.
ایمیل‌های شخصی و ساخت ایمیل فیک برای شرکت، معمولاً سطح امنیتی پایین‌تری دارند و بیشتر در معرض خطرات سایبری مانند فیشینگ و حملات هکری قرار می‌گیرند؛ همچنین، دسترسی به اطلاعات شخصی کاربران توسط سرویس‌دهندگان ایمیل وجود دارد.
در طرف دیگر، ایمیل‌های سازمانی معمولاً از استانداردهای امنیتی بالاتری برخوردارند و ویژگی‌هایی مانند رمزگذاری، احراز هویت دو مرحله‌ای و کنترل‌های دقیق‌تر برای محافظت از اطلاعات حساس دارند.
ایمیل‌های شخصی از پشتیبانی محدودتری برخوردار هستند و در صورت بروز مشکل، کاربر باید به طور مستقیم با سرویسدهنده ایمیل تماس بگیرد. سرویسهای ایمیل سازمانی مانند G Suite یا Microsoft 365 خدمات پشتیبانی حرفه‌ای، نظارت بر وضعیت ایمیل‌ها و تنظیمات سفارشی برای نیازهای سازمانی ارائه می‌دهند.
در ایمیل‌های شخصی، کاربران کنترل کاملی بر حساب‌های خود دارند و هیچ‌گونه نظارتی بر ایمیل‌ها وجود ندارد. ایمیل‌های سازمانی به مدیران امکان می‌دهند تا دسترسی‌ها و مجوزهای مختلف را برای کارکنان تنظیم کرده و بر فعالیت‌های ایمیلی نظارت داشته باشند.
ایمیل‌های شخصی معمولاً فاقد ابزارهای همکاری و بهره‌وری یکپارچه هستند. در طرف دیگر ایمیل‌های سازمانی به طور معمول با ابزارهای مختلف سازمانی مانند تقویم‌های کاری، مدیریت وظایف، ذخیره‌سازی ابری و سایر نرم‌افزارهای سازمانی یکپارچه می‌شوند که باعث بهبود کارایی تیم‌ها و سازمان می‌شود.
ایمیل‌های شخصی هیچ ارتباطی با برند یا نام شرکت ندارند و بیشتر برای ارتباطات شخصی در تلفن همراه و رایانه استفاده می‌شوند. ساخت ایمیل سازمانی به کمک دامنه اختصاصی شرکت، هویت برند را تقویت می‌کنند.
معمولا اکثر سرویسهای ایمیل شخصی فضای ذخیره‌سازی محدودتری ارائه می‌دهند که ممکن است به سرعت پر شود. ایمیل‌های سازمانی فضای ذخیره‌سازی بیشتری دارند و قابلیت‌هایی مانند ذخیره‌سازی ابری، مدیریت فایل‌ها، و اشتراک‌گذاری اطلاعات را فراهم می‌کنند.
استفاده از ایمیل‌های شخصی برای ارسال ایمیل‌های گروهی یا تبلیغاتی معمولاً به دلیل محدودیت‌های سرویس‌دهنده‌ها، با مشکلاتی همراه است. در ایمیل‌های سازمانی، معمولاً ابزارهای لازم برای ارسال ایمیل‌های گروهی، بازاریابی ایمیلی و تنظیم لیست‌های توزیع وجود دارد که به شرکت‌ها کمک می‌کند تا ارتباطات خود را به راحتی با مشتریان یا شرکای تجاری گسترش دهند.
ساخت ایمیل سازمانی یک فرآیند ساده ولی مهم است که به شما امکان می‌دهد تا ارتباطات حرفه‌ای و امن‌تری را در سازمان برقرار کنید. در اینجا مراحل گام به گام ساخت ایمیل سازمانی را به شما آموزش خواهیم داد:
اولین گام در ساخت ایمیل سازمانی انتخاب نام دامنه (Domain Name) است. این نام باید به سازمان شما مرتبط باشد و معمولاً همان نام کسب‌وکار یا برند شما خواهد بود. برای خرید دامنه، میتوانید از وب‌سایت‌های معتبر مانند GoDaddy، Namecheap، Google Domains و غیره استفاده کنید.
برای استفاده از ایمیل سازمانی، به یک سرویسدهنده ایمیل نیاز دارید. از سرویسهای محبوب ایمیل سازمانی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
پس از خرید دامنه و انتخاب سرویسدهنده ایمیل، باید دامنه خود را به سرویسدهنده ایمیل متصل کنید. این کار معمولاً شامل تنظیمات DNS (سیستم نام دامنه) است. برای این کار لازم است مراحل زیر را به ترتیب دنبال کنید:
پس از اتصال دامنه به سرویس ایمیل، اکنون میتوانید حساب‌های ایمیل سازمانی خود را ایجاد کنید. برای این کار لازم است مراحل زیر را به ترتیب دنبال کنید:
امنیت ایمیل‌های سازمانی بسیار مهم است. برخی از تنظیمات امنیتی که باید در نظر بگیرید عبارتند از:
ایجاد امضای ایمیل، به خصوص در ایمیل‌های سازمانی، بخشی از هویت برند و حرفه‌ای بودن شماست.
پس از ایجاد حساب‌ها، کارکنان باید نحوه استفاده از ایمیل سازمانی مثل نحوه دسترسی به ایمیل از طریق وب‌میل، نحوه ارسال و دریافت ایمیل و غیره را آموزش ببینند.
برای جلوگیری از از دست رفتن داده‌ها و ایمیل‌های مهم، بهتر است از ایمیل‌های سازمانی خود پشتیبان‌گیری منظم انجام دهید. سرویسهای ایمیل معمولاً گزینه‌هایی برای ذخیره و بازیابی ایمیل‌ها به صورت خودکار فراهم می‌کنند.
پس از راه‌اندازی ایمیل سازمانی، مدیران می‌توانند از ابزارهای نظارتی برای بررسی فعالیت‌های ایمیل و اطمینان از رعایت سیاست‌های امنیتی و بهره‌وری استفاده کنند.
برای اطمینان از اینکه سیستم ایمیل سازمانی همواره امن و به روز است، لازم است که سرویسدهنده ایمیل و ابزارهای مرتبط با آن به طور منظم به‌روزرسانی شوند. همچنین، ممکن است نیاز به ارتقاء طرح‌های ایمیل و اضافه کردن کاربران جدید در طول زمان باشد.
در اینجا به چند نکته ضروری در استفاده از ایمیل سازمانی اشاره خواهیم کرد:
هر ایمیل ارسالی از طرف شما باید یک امضای حرفه‌ای و استاندارد داشته باشد. این امضا نه تنها برای هویت برند شما مهم است، بلکه به دریافت‌کننده اطلاعات لازم مانند نام، عنوان شغلی، شماره تماس، و وب‌سایت سازمان شما را ارائه می‌دهد.
در ایمیل‌های سازمانی و پست برای اکانت لینکدین، باید از لحن رسمی و حرفه‌ای استفاده کنید. از اصول ایمیل نگاری سازمانی می‌توان به استفاده از عنوان محترمانه، دقت در نگارش و دستور زبان، استفاده از عناوین واضح و مرتبط در موضوع ایمیل، مختصر و مفید نوشتن پیام‌ها و غیره اشاره کرد.
ایمیل‌های سازمانی ممکن است حاوی اطلاعات حساس و محرمانه باشند. برای حفظ امنیت اطلاعات از ارسال اطلاعات حساس مانند شماره کارت بانکی، رمز عبور یا اطلاعات محرمانه از طریق ایمیل‌های غیرمعتبر خودداری کنید. همچنین از رمزگذاری ایمیل‌ها برای حفاظت از داده‌ها استفاده کنید.
برای مدیریت بهتر ایمیل‌های خود لازم است از پوشه‌های مختلف برای طبقه‌بندی ایمیل‌ها استفاده کنید، از فیلترها برای مرتب‌سازی ایمیل‌ها به صورت خودکار بهره بگیرید و ایمیل‌های قدیمی و غیرضروری را حذف کرده تا از پر شدن فضای ذخیره‌سازی جلوگیری کنید.
در مواقعی که قادر به پاسخگویی سریع نیستید، از پیام خودکار برای اطلاع‌رسانی به افراد استفاده کنید. این پیام باید شامل اطلاعاتی مانند زمان بازگشت شما و نحوه تماس اضطراری باشد.
ابزارهای مکمل ایمیل سازمانی می‌توانند به بهبود بهره‌وری، سازماندهی و مدیریت بهتر ارتباطات کمک کنند. این ابزارها شامل افزونه‌ها، نرم‌افزارها و اپلیکیشنهایی هستند که ارتباطات ایمیلی را کارآمدتر کرده و فرآیندهای کاری را تسهیل می‌کنند. در اینجا به برخی از ابزارهای مهم و مفید برای تکمیل ایمیل سازمانی اشاره می‌کنیم:
ابزارهای تقویم آنلاین مانند Google Calendar یا Microsoft Outlook Calendar به شما کمک می‌کنند تا جلسات و قرار ملاقات‌ها را به راحتی مدیریت کنید. این تقویم‌ها می‌توانند به طور مستقیم با ایمیل شما یکپارچه شوند و از طریق ایمیل به شما یادآوری کنند.
ابزارهای مدیریت پروژه مانند Trello، Asana، Monday.com یا Basecamp به تیم‌ها کمک می‌کنند تا وظایف خود را مدیریت کرده و وضعیت پروژه‌ها را پیگیری کنند. این ابزارها می‌توانند با ایمیل سازمانی یکپارچه شوند تا اطلاع‌رسانی‌های پروژه‌ها و به‌روزرسانی‌ها را به طور خودکار از طریق ایمیل ارسال کنند.
سرویس‌هایی مانند Google Drive، OneDrive، Dropbox یا Box به شما این امکان را می‌دهند که فایل‌ها را به صورت آنلاین ذخیره و به راحتی با همکاران به اشتراک بگذارید. این ابزارها معمولاً با ایمیل سازمانی یکپارچه هستند و به شما این امکان را می‌دهند که فایل‌ها را به طور مستقیم از ایمیل ارسال یا دریافت کنید.
سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) مانند Salesforce، HubSpot CRM، Zoho CRM به شما کمک می‌کنند تا ارتباطات خود با مشتریان را مدیریت کرده و پیگیری کنید. این ابزارها می‌توانند با ایمیل یکپارچه شوند و ایمیل‌های مشتریان را به طور خودکار ثبت کنند.
ابزارهایی مانند Mailchimp، SendGrid، ActiveCampaign به شما این امکان را می‌دهند که ایمیل‌های خودکار، اخبارنامه‌ها و کمپین‌های بازاریابی ایمیلی را مدیریت کنید. این ابزارها می‌توانند به طور خودکار ایمیل‌های تکراری را ارسال کرده و به شما کمک می‌کنند تا ارتباطات یکپارچه‌تری با مشتریان یا کاربران خود برقرار کنید.
ابزارهایی مانند Yesware، Mailtrack، Boomerang به شما کمک می‌کنند تا بازخورد دقیق‌تری از ایمیل‌های ارسالی خود دریافت کنید. این ابزارها می‌توانند به شما نشان دهند که آیا ایمیل شما باز شده است، لینک‌ها کلیک شده‌اند یا ایمیل‌های شما به صورت صحیح ارسال شده‌اند.
ابزارهایی مانند Google Forms، SurveyMonkey، Typeform به شما امکان می‌دهند تا نظرسنجی‌ها و فرم‌ها را از طریق ایمیل ارسال کنید. این ابزارها به جمع‌آوری داده‌ها و تحلیل آن‌ها کمک می‌کنند و به راحتی می‌توانند با ایمیل شما یکپارچه شوند.
ابزارهایی مانند Todoist، Wunderlist اکنون به Microsoft To Do تبدیل شده است، Any.do به شما کمک می‌کنند تا وظایف و یادآوری‌ها را مدیریت کنید. این ابزارها می‌توانند با ایمیل شما همگام‌سازی شوند و شما را از انجام وظایف مهم از طریق ایمیل آگاه کنند.
ابزارهایی مانند Slack، Microsoft Teams، Zoom به شما این امکان را می‌دهند که ارتباطات فوری و تیمی را خارج از ایمیل سازمانی انجام دهید. این ابزارها معمولاً با ایمیل یکپارچه می‌شوند و شما میتوانید به راحتی از طریق ایمیل به پیام‌های جدید هشدار دریافت کنید.
ابزارهایی مانند DocuSign، Adobe Sign، HelloSign به شما این امکان را می‌دهند که اسناد را به صورت آنلاین امضا کنید و از طریق ایمیل ارسال کنید. این ابزارها روند امضای قراردادها و اسناد قانونی را سریع‌تر و ایمن‌تر می‌کنند.
در فضای کسب‌وکار حرفه‌ای، داشتن یک ساخت ایمیل سازمانی دیگر یک انتخاب نیست، بلکه یک ضرورت است. این ابزارها نه‌تنها هویت برند شما را تقویت می‌کند، بلکه سطح اعتماد و اعتبار شرکت را نیز افزایش می‌دهد. از ایجاد یک آدرس ایمیل اختصاصی گرفته تا مدیریت صحیح آن، هر مرحله از ساخت ایمیل سازمانی، نقشی کلیدی در بهبود ارتباطات داخلی و خارجی سازمان دارد.
چرا کسب‌وکارها باید از ایمیل شرکتی استفاده کنند؟
ایمیل شرکتی باعث ایجاد اعتماد در مشتریان، بهبود امنیت اطلاعات، مدیریت بهتر کارکنان و ارتباطات حرفه‌ای‌تر در سازمان می‌شود.
بهترین سرویسهای ارائهدهنده ایمیل سازمانی کداماند؟
برخی از محبوبترین سرویسها شامل Google Workspace، Microsoft 365، Zoho Mail، ProtonMail و FastMail هستند که هرکدام ویژگیهای خاص خود را دارند.
هزینه ساخت ایمیل سازمانی چقدر است؟
هزینه‌ها به ارائهدهنده خدمات، تعداد کاربران و قابلیت‌های مورد نیاز بستگی دارد، اما معمولاً از چند دلار در ماه برای هر کاربر شروع می‌شود.
آیا امکان استفاده از ایمیل سازمانی روی گوشی موبایل وجود دارد؟
بله، میتوانید ایمیل شرکتی را روی گوشیهای اندروید و iOS با استفاده از اپلیکیشنهایی مانند Gmail، Outlook یا اپهای اختصاصی سرویسدهنده خود تنظیم کنید.
در این مطلب به بررسی اقتصادی ترین گوشی سامسونگ در سال ۲۰۲۴ می پردازیم
